app2dat für Vereine

Einführung & Rollen

In app2dat wird dein Verein durch ein Organisationsprofil (ORG) repräsentiert. Es besitzt und verwaltet Gruppen — von der zentralen Mitgliedergruppe über Trainingsgruppen bis zu Veranstaltungen. Die Grundidee für die Verwaltung: Mitglieder pflegen ihre Daten selbst. Der Verein definiert nur, welche Angaben er braucht — die mühsame Stammdatenpflege entfällt.

Rollen in Gruppen

Zusätzlich gibt es auf Profil-Ebene Administratoren und Manager der Organisation selbst (siehe Profil-Verwaltung) — so können mehrere Vorstandsmitglieder den Verein gemeinsam führen.

Schnellstart: Verein in 15 Minuten

1. Organisationsprofil anlegen — Benutzermenü → Neue Organisation; Name, Logo, Kategorie eintragen (Kapitel 3).
2. Datenfelder definieren — in der automatisch angelegten Mitgliedergruppe die Spalten festlegen, die dein Verein braucht: Kontaktdaten, Beitrag, Besonderheiten (Kapitel 8).
3. Mitglieder aufnehmen — per Einladungslink/QR-Aushang, aus einer CSV-Liste importieren oder einzeln anlegen (Kapitel 7).
4. Gruppen strukturieren — Trainingsgruppen als Eventgruppen mit Terminen anlegen (Kapitel 5 und 6).
5. Kommunikation starten — Chat-Themen anlegen, erste Ankündigung posten (Kapitel 11).
6. Optional: verifizieren — für öffentliche Gruppen, Events und Promotion (Kapitel 4).

Organisationsprofil

1. Benutzermenü → Neue Organisation wählen.
2. Namen des Vereins eintragen; optional einen Alias ergänzen (siehe unten) und gleich eine Hauptgruppen-Vorlage angeben (Vorlagen-Code + PIN eines Verbands) — dann startet deine Mitgliedergruppe fertig eingerichtet mit Datenfeldern, Chats und Automatisierungen.
3. Im Tab Profil Logo, Beschreibung, Kategorien (z. B. Sportart) und Adresse pflegen — Standort prüfen validiert die Adresse für die Umkreissuche.

Mit dem Organisationsprofil entsteht automatisch die Mitgliedergruppe — die Hauptgruppe, in der alle Vereinsmitglieder zusammenlaufen. Sie ist die Basis für Datenfelder, Beiträge und die Übernahme von Mitgliedern in weitere Gruppen.

Alias: mehrere Profile auf denselben Vereinsnamen

Neben dem Namen kannst du im Profil-Tab einen Alias hinterlegen — er ist optional und beschreibt, worum es bei diesem Profil geht: einen Standort, eine Abteilung oder eine Sektion. Ist ein Alias gesetzt, erscheint das Profil überall als „Alias - Name“, zum Beispiel in Gruppen- und Terminkacheln und in Promotionen. Ohne Alias bleibt es beim Namen allein.

Kategorien: so wirst du gefunden

Die Kategorien im Profil-Tab entscheiden, unter welchen Interessen dein Verein gefunden wird — in der Suche, bei den Ankündigungen und bei Promotionen. Sie sind in zwei Ebenen aufgebaut: eine Hauptkategorie und darunter optional eine Unterkategorie, etwa „Kampfsport“ → „Karate“. Erlaubt sind maximal 5 Hauptkategorien je Organisation.

Ober- und Unterkategorie finden sich gegenseitig — du wirst also auch von Menschen gefunden, die ihr Interesse anders genau eingestellt haben als du deine Kategorien:

Wählst du eine Hauptkategorie, sind alle ihre Unterkategorien mit abgedeckt — einzeln angehakte Unterkategorien werden beim Speichern wieder entfernt, weil sie bereits enthalten sind. Ein Karate-Verein, der auch für Kung-Fu-Interessierte sichtbar sein will, wählt also die Hauptkategorie „Kampfsport“ statt der Unterkategorie „Karate“.

Die Tabs des Organisationsprofils

Organisation verifizieren

Nur verifizierte Organisationen können öffentliche Gruppen und Events anbieten, Promotion buchen und Promotion-Guthaben aufladen. Die Verifizierung ist ein kostenpflichtiger Jahresschritt und bestätigt, dass hinter dem Profil ein echter Verein steht. Den gültigen Preis zeigt die App vor dem Kauf an — er hängt vom Bezahlweg ab (im App-Store etwas höher als per Karte/Online):

1. Organisationsprofil → Tab Profil → Jetzt verifizieren.
2. Angaben prüfen: Organisationsname, Adresse, Gründungsdatum, Registernummer sind aus dem Profil vorausgefüllt und schreibgeschützt. Stimmt etwas nicht, korrigierst du es zuerst im Profil.
3. Verantwortliche Person auswählen — ein verifiziertes persönliches Profil ab 16 Jahren.
4. Offizielles Dokument beilegen (z. B. Vereins- oder Handelsregisterauszug) — per Datei-Auswahl oder direkt als Foto; erlaubt sind .pdf, .jpg, .jpeg und .png. Dann einreichen.
5. Das Dokument wird automatisch geprüft; die endgültige Freigabe erfolgt durch das app2dat-Team.

Gruppen anlegen & einstellen

Gruppentypen

Neue Gruppe anlegen

1. Organisationsprofil öffnen → Tab Hauptgruppen (Standard) oder Eventgruppen.
2. tippen, Gruppenbild, Name und Beschreibung eintragen.
3. Sichtbarkeit, Mitgliedstyp und PIN festlegen (siehe unten), speichern.

Die wichtigsten Einstellungen ()

Vorlagen: Struktur wiederverwenden

Mit Als Vorlage freigeben machst du eine Gruppe zur Vorlage (PIN erforderlich). Andere Organisationen — etwa deine Vereine als Verband — geben beim Anlegen einer neuen Gruppe einfach Vorlagen-Code + PIN an: Datenfelder, Chat-Themen und Automatisierungen werden automatisch übernommen. So starten alle Vereine mit derselben Struktur.

Freigaben für einzelne Profile

Über Freigabe hinzufügen schaltest du einzelne Profile für eine Gruppe frei — z. B. einen Gasttrainer eines anderen Vereins. Pro Freigabe steuerst du, ob die Person bearbeiten und kontaktiert werden darf.

Gruppen-Kontextmenü

Das ⋮-Menü an jeder Gruppe bündelt die Verwaltung: Bearbeiten, Einladung (Link + QR), Promotion, Kopieren, Verschieben nach, Archivieren/Aus Archiv holen, Löschen und Automatisierungsmanager. Archivierte Gruppen blendest du über das Archiv-Symbol ein und aus.

Eventgruppen & Ordner

Für Termine gilt die Hierarchie Ordner → Eventgruppe → Session:

• Eventgruppen-Ordner — rein organisatorischer Container, z. B. „Trainings“, „Prüfungen“, „Veranstaltungen“.
• Eventgruppe — die eigentliche Gruppe mit Teilnehmern und Terminverwaltung, z. B. „Unterstufe“.
• Session — der einzelne Termin mit Datum, Ort und Anwesenheitsliste.

1. Tab Eventgruppen → → Ordner anlegen (Name, Beschreibung, Bild).
2. In den Ordner wechseln und dort die Eventgruppen anlegen.
3. In jeder Eventgruppe die Termine einrichten (Kapitel 10).

Vereinsübergreifende Veranstaltungen

Andere Vereine können sich in deiner Gruppe anmelden und dort ihre eigenen Mitglieder als Teilnehmer eintragen — ideal für Lehrgänge, Prüfungen und Wettkämpfe. Jeder Verein verwaltet dabei nur seine eigenen Teilnehmer; du als Veranstalter siehst die gesamte Liste.

Dafür brauchst du zwei Einstellungen im Gruppen-Dialog — die An-/Abmelderegeln sind dafür nicht zuständig:

1. Mitgliedstyp auf „Personen“ stellen — Teilnehmer der Gruppe sind also Personen, nicht Organisationen.
2. Teilnehmerliste auf „Org.Mitglieder“ stellen — das ist der eigentliche Schalter: Er gibt die Teilnehmerverwaltung für Vereine frei.

Ein Verein bekommt diese Teilnehmerverwaltung, wenn er selbst in der Gruppe angemeldet ist — oder wenn er Mitglied deiner Mitglieder-Gruppe ist. Er sieht die Gruppe dann im Tab Teilnehmer statt der Gruppendaten und meldet dort seine Leute direkt an und ab.

Im Mitglieder-Tab deiner Verwaltung zeigt die Liste weiterhin die Personen. Mit Organisationen anzeigen schaltest du auf die angemeldeten Vereine um; derselbe Button heißt dann „Personen anzeigen“ und schaltet zurück. Vereine kannst du auch selbst aufnehmen: Hinzufügen → „Aus der Mitglieder-Gruppe hinzufügen“.

Mitglieder verwalten

Der Tab Mitglieder der Verwaltung zeigt die Mitgliedertabelle mit allen Datenfeldern als Spalten — sortierbar (auch mehrstufig), durchsuchbar und mit Auswahlmodus für Massenaktionen.

Fünf Wege, Mitglieder aufzunehmen

1. Einladungslink & QR-Code: Gruppen-Menü → Einladung erzeugt einen wiederverwendbaren Anmelde-Link samt QR — perfekt für Aushang und Website. Wer dem Link folgt, registriert sich selbst mit allen nötigen Profildaten.
2. Aus der Mitglieder-Gruppe: In einer Standard- oder Eventgruppe übernimmst du Profile aus der Haupt-Mitglieder-Gruppe deiner Organisation — Hinzufügen → „Aus der Mitglieder-Gruppe hinzufügen“. Eine freie Quellgruppen-Auswahl gibt es nicht; es öffnet sich immer die Mitglieder-Gruppe. Wer schon Mitglied ist, lässt sich nicht auswählen — abgemeldete Profile dagegen schon, so nimmst du sie wieder auf.
3. Per Profil-Code: Profil-QR des Mitglieds scannen oder Profil-ID (P…) + PIN eingeben — Hinzufügen nimmt direkt auf, Einladen verschickt eine Einladung zum Selbst-Annehmen.
4. CSV-Import: ganze Mitgliederlisten aus einer CSV-Datei importieren; eine MAP-Datei ordnet die Spalten den Feldern zu. Bereits vorhandene Mitglieder erkennt die Vorschau automatisch. Nur in der Mitglieder-Gruppe verfügbar.
5. Neu anlegen: Der Verein legt ein verwaltetes Profil selbst an — auch für Mitglieder ohne Smartphone. Es kann später an die Person übergeben werden. Nur in der Mitglieder-Gruppe verfügbar.

Vormerken als Brücke: Sollen dieselben Personen aus einer Gruppe in eine andere, markierst du sie in der Quellgruppe und wählst im Aktionsmenü Vormerken. In der Zielgruppe stehen dann im Hinzufügen-Menü zusätzlich „Vorgemerkte hinzufügen“ und „Vorgemerkte einladen“ — die beiden Einträge erscheinen nur, solange die Merkliste gefüllt ist.

Hinzufügen oder Einladen? „Hinzufügen“ macht das Profil sofort zum Mitglied. „Einladen“ verschickt nur eine Einladung — das Profil steht auf „Eingeladen“ und wird erst Mitglied, wenn es selbst annimmt. Die Einladen-Einträge erscheinen nur, wenn die Sichtbarkeit der Gruppe Einladungen zulässt. Bei jedem Weg prüft app2dat außerdem die Altersgrenzen, das Anmelde-Limit und eine verlangte Verifizierung — passt etwas nicht, wird die Aufnahme mit Hinweis abgelehnt.

CSV-Import Schritt für Schritt

Der CSV-Import legt in einem Durchgang beliebig viele verwaltete Profile an — verfügbar nur in der Mitgliedergruppe (Typ M). Der Weg: Tab Mitglieder → Hinzufügen → CSV-Daten importieren.

1. Beide Dateien laden (Datei-Auswahl oder Drag & Drop): die CSV-Datei mit den Mitgliederdaten und die MAP-Datei (.map), die die Zuordnung festlegt.
2. Daten laden — es erscheint eine Vorschau. Vermutliche Dubletten (gleicher Vor- und Nachname) sind automatisch nicht angehakt.
3. Gewünschte Zeilen anhaken, Profile importieren und mit deiner Benutzer-PIN bestätigen.

Die MAP-Datei

Jede Zeile ordnet ein Zielfeld einer CSV-Spalte zu — Zielfeld=Spaltenüberschrift. Das CSV-Trennzeichen ist standardmäßig das Semikolon (;). Ein Beispiel für eine .map-Datei:

Profile.FirstName=Vorname
Profile.SecondName=Nachname
Profile.Gender[list:M|male:W|female:D|diverse]=Gender
Profile.DateOfBirth[date]=Geb.
Profile.Email=Email
Profile.PhoneNumber=Tel.
Profile.Location.Street=Strasse
Profile.Location.City=Ort
Profile.Location.PostalCode=PLZ
Profile.Location.Country[value]=Austria
Profile.Categories=martialarts|karate
Data.Graduierung=Grad

Die CSV-Datei

Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften; sie müssen den Namen auf der rechten Seite der MAP entsprechen. Nicht zugeordnete Spalten werden ignoriert. Ein Beispiel:

Vorname;Nachname;Gender;Geb.;Grad;PLZ;Ort;Strasse;Email;Tel.
Anna;Bauer;W;14.03.2011;5. Kyu;1010;Wien;Ringstraße 1;anna.bauer@example.at;+43 660 1234567
Lukas;Gruber;M;02.09.2009;3. Kyu;4020;Linz;Landstraße 22;lukas.gruber@example.at;+43 664 7654321
Sophie;Huber;W;27.11.2012;6. Kyu;5020;Salzburg;Getreidegasse 9;sophie.huber@example.at;+43 676 9988776

Mitglieds-Status

Jede Mitgliedschaft hat einen Status — über das Kontextmenü Status ändern steuerst du den Lebenszyklus:

Der Statusverlauf (nur bei Einzelauswahl) dokumentiert jede Änderung mit Status, Datum und Verursacher — und überlebt auch das Entfernen. So siehst du, ob jemand wirklich neu ist oder schon einmal dabei war. Über das Kontextmenü eines Mitglieds erreichst du außerdem Profildaten, E-Mail kopieren, private Nachricht, Vormerken und das Entfernen aus der Gruppe.

Beim Statuswechsel gilt: Alle ausgewählten Mitglieder müssen denselben Ausgangsstatus haben, sonst bricht app2dat mit einem Hinweis ab. Ein gesperrtes Profil lässt sich nicht direkt aktivieren — der Dialog bietet zuerst nur „Abgemeldet setzen“ an. Und steht in den Gruppen-Einstellungen die Abmeldegenehmigung auf „erforderlich“, darfst du ein abgemeldetes Profil nicht einfach reaktivieren, sondern musst es neu einladen.

Abmelden, sperren oder ganz entfernen?

Die Gruppendaten überleben alle drei Fälle. Was ein Mitglied in deinen Datenfeldern stehen hat, wird getrennt von der Mitgliedschaft gespeichert — kommt das Profil zurück, sind seine Daten wieder da. Abgemeldete, gesperrte und abgelehnte Mitglieder sind standardmäßig ausgeblendet; über Optionen → „Inaktive Mitglieder einblenden“ holst du sie in die Liste.

Alle Mitgliedschaften einer Person auf einen Blick — samt An-/Abmelden, Sperren und den Sammelaktionen „Alle abmelden“ und „Alle sperren“ — findest du bei Einzelauswahl unter Mitglieder bearbeiten → Profilverwaltung → „Gruppen-Mitgliedschaften“.

Exportieren

• CSV-Export — Profil- und Gruppenfelder frei wählen; die Reihenfolge der Häkchen ist die Reihenfolge der Spalten. Trennzeichen ist das Semikolon, die Datei ist UTF-8 mit Kennung (Excel zeigt Umlaute direkt richtig). Dokumentenfelder stehen nicht zur Auswahl. Bei Eventgruppen kommt der Anwesenheits-Block dazu (als Anzahl oder pro Termin) — wahlweise auch die Zuständigkeiten. Hier landen alle markierten Zeilen in der Datei, auch abgemeldete.
• QR-Codes & Profilbilder — als Etiketten im Raster mit einstellbaren Maßen (Werksvorlage Avery A4: 70 × 42,3 mm, 3 Spalten × 7 Zeilen = 21 Etiketten; Vorlagen je Gruppe speicherbar, QR und Bilder getrennt), z. B. für Mitgliedsausweise. Auf den Bogen kommen nur aktive Mitglieder — wer abgemeldet, gesperrt oder erst eingeladen ist, wird stillschweigend übersprungen. Beim Bilder-Export hinterlässt ein Mitglied ohne Profilbild ein leeres Etikett.

Datenfelder (Gruppendaten)

Datenfelder sind die Spalten der Mitgliederliste und zugleich das Formular, das Mitglieder selbst ausfüllen. Konfiguration: Tab Mitglieder → Verfügbare Datenfelder.

Feldtypen

Berechtigungen pro Feld

Felder bündeln: Datengruppen

Das Feld Datengruppe im Feld-Editor fasst zusammengehörige Felder unter einem gemeinsamen Namen zusammen — typisch „Prüfung Stufe 1“ mit Datum, Ort und Prüfer, daneben „Prüfung Stufe 2“ mit denselben drei Feldern. Du kannst frei tippen; bereits verwendete Datengruppen werden als Vorschlag angeboten. Im Spalten-Dialog erkennst du sie am vorangestellten Namen in eckigen Klammern, etwa [Prüfung Stufe 1] Prüfer.

Wie eine Datengruppe in der Mitgliedertabelle erscheint, steuerst du über Optionen → Abschnitt „Datenbereiche“:

• Standardfall (beide Häkchen aus): zusammengefasst — alle Felder einer Datengruppe teilen sich eine Spalte und stehen darin untereinander (angezeigt werden die ersten drei).
• aufgeteilt — jedes Feld bekommt eine eigene Spalte, mit dem Namen der Datengruppe als zweite Kopfzeile.
• editierbar — nur zusammen mit „aufgeteilt“ wählbar: Werte lassen sich dann direkt in der Tabellenzelle ändern.

Werte erfassen — auch für viele Mitglieder auf einmal

Der Weg: Tab Mitglieder → Zeilen markieren → Mitglieder bearbeiten → Mitgliederdaten bearbeiten.

• Bei einem Mitglied heißt der Dialog „Mitgliederdaten“, zeigt oben Bild, Name und Status, ist mit den vorhandenen Werten gefüllt und speichert jede Änderung sofort.
• Bei mehreren heißt er „Mitgliederdaten überschreiben“ und startet leer — einen gemeinsamen Ausgangswert gibt es ja nicht. Nur Felder, die du tatsächlich ausfüllst, werden geschrieben, und zwar mit demselben Wert auf alle Ausgewählten; alle übrigen Felder bleiben je Mitglied unverändert. So setzt du bei 30 Mitgliedern auf einen Schlag das Feld „Gruppe“ auf „Fortgeschrittene“. Geschrieben wird erst mit Fertig; Schließen verwirft alles. Ein versehentlich befülltes Feld nimmst du mit Bearbeitung entfernen wieder aus der Überschreibung heraus.

Im selben Dialog sitzt — nur für die Verwaltung — das Häkchen Zuständigkeitsfilter, mit dem du festlegst, wer für Termine eingeteilt werden darf (siehe Kapitel 10).

Mitgliederdaten sind nicht Profildaten: Gruppendaten gehören deiner Gruppe — du legst die Felder selbst an, und die Werte gelten nur hier; dieselbe Person kann in einer anderen Gruppe ganz andere Werte haben. Profildaten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Adresse, Kontakt) gehören der Person und sind in der Mitgliedertabelle nur lesbar. Eine Ausnahme gibt es: Bei einem von deinem Verein verwalteten Profil in der Mitglieder-Gruppe heißt der Menüpunkt „Profildaten bearbeiten“ — sonst „Profildaten anzeigen“.

Beiträge & Zahlungen

Beitrag einrichten

1. In der Gruppe ein Datenfeld vom Typ Zahlung anlegen (Kapitel 8).
2. Betrag und Währung festlegen.
3. Intervall wählen: einmalig oder wiederkehrend (monatlich, alle 2/3/6/12 Monate) — plus Fälligkeitsdatum.

Wiederkehrende Beiträge werden serverseitig täglich geprüft: Zu jeder fälligen Periode entsteht automatisch eine neue Zahlungsforderung beim Mitglied.

Zahlungswege des Vereins

In der Profil-Verwaltung hinterlegst du unter Zahlungskonten, wie Mitglieder zahlen können:

• Banküberweisung — Bankname und IBAN; das Mitglied sieht die Daten im Zahlungs-Dialog.
• Stripe — zwei Wege: ein bestehendes Stripe-Konto verbinden (du meldest dich im Browser bei Stripe an, dein Konto bleibt deins) oder ein neues Konto anlegen lassen (Land kommt aus der Vereinsadresse und ist danach nicht mehr änderbar); Mitglieder zahlen einmalig oder als Abo für wiederkehrende Beiträge — direkt auf das Stripe-Konto des Vereins. Die Zahlung öffnet immer die Stripe-Zahlungsseite im externen Browser (Kartenzahlung u. a., kein Kundenkonto beim Zahlungsdienst nötig). Optional erstellt Stripe bei einmaligen Online-Zahlungen automatisch eine Rechnung; bei einem Abo entsteht für jede Abbuchung ohnehin immer eine Stripe-Rechnung. Wie die Rechnung aussieht (Logo, Firmen- und Steuerdaten, Nummernkreis) und ob Stripe sie der zahlenden Person per E-Mail zusendet, legst du in deinem eigenen Stripe-Konto fest. Stripe berechnet Gebühren nach seiner Preisliste: bei Abos die Abo-Gebühr (unabhängig von der Rechnungs-Option), bei Rechnungen zu Einmalzahlungen die Rechnungsgebühr — für dieselbe Zahlung nie beides.

Zahlungseingänge verbuchen

Online-Zahlungen buchen sich selbst. Zahlt ein Mitglied bar oder per Überweisung, markierst du das Zahlungsfeld in der Mitgliedertabelle als bezahlt — der Status springt auf grün, die Transaktion wird beiden Seiten gutgeschrieben. Jede Zahlung landet in der Transaktionsübersicht des Profils (filterbar nach Zeitraum und Text).

Termine & Anwesenheit

Termine anlegen

1. Eventgruppe → Tab Sessions → .
2. Einmaliger Termin (auch mehrtägig) oder wiederkehrender Termin — die Serie wiederholt sich wöchentlich am Wochentag des Startdatums bis zum Enddatum.
3. Uhrzeit von/bis und Ort festlegen — gespeicherte Standorte werden gruppenweit wiederverwendet (Adresse wird geprüft).
4. Speichern. Mehr Felder gibt es bewusst nicht — eine Session ist nur Termin, Zeit und Ort. Zuständige (z. B. Übungsleiter) ordnest du anschließend pro Termin direkt im Kalender zu (siehe unten).

Zuständige einteilen — in zwei Schritten

Zuständigkeit wird pro Termin vergeben, und zwar an der Karte im Wochenkalender unten — nicht an den Session-Kacheln darüber. Deren ⋮-Menü kennt nur Bearbeiten, Kopieren, Löschen und Promotion.

1. Einmalig festlegen, wer überhaupt zuständig sein darf: Tab Mitglieder → Zeile(n) markieren → Mitglieder bearbeiten → Mitgliederdaten bearbeiten → Häkchen bei „Zuständigkeitsfilter“ setzen. In der Tabelle erscheint das als Spalte „Zust.Filter“.
2. Pro Termin einteilen: Im Sessions-Tab die Termin-Karte im Kalender antippen → Zuständigkeit → die Person abhaken. Jedes Häkchen wird sofort gespeichert; danach stehen ihre Initialen grün auf der Karte.

Der Zuständigkeitsfilter ist mehr als eine Terminmarkierung: Wer ihn trägt, darf die Anwesenheitslisten seiner Termine führen, die Kontaktdaten der Mitglieder sehen und Inhalte wie Themen, Dokumente und Aufgaben verwalten — ohne selbst Admin oder Manager zu sein. Auch Automatisierungs-Scripts, die auf „Auch durch Zuständige ausführbar“ stehen, kann er starten.

Übersichtlich geht es nur hier: Der Kalender in der Sessions-Verwaltung zeigt alle Termine des Vereins — nicht nur die dieser Eventgruppe — und auf jeder Karte die Initialen aller Eingeteilten. Du kannst von hier aus also auch Termine anderer Gruppen einteilen, ohne sie einzeln zu öffnen. Mit dem Filter Nur aktuelle Gruppe blendest du bei Bedarf alles andere aus. In den Mitglieder-Ansichten (Startseite, Termine-Tab) sieht man dagegen nur die eigenen Termine und eigenen Initialen — zum Einteilen taugt das kaum.

Anwesenheit erfassen

• Liste zum Abhaken: Termin-Karte im Kalender → Anwesenheit — alle Mitglieder auf einen Blick. Jedes Häkchen wird sofort gespeichert, es gibt keinen OK-Knopf; ohne Verbindung wandert die Änderung in die Warteschlange und geht später automatisch raus. Unten läuft der Zähler „eingecheckt“ mit, die Spalte „Begründung“ zeigt, was ein Mitglied bei einer eigenen Abmeldung notiert hat.
• QR-Scan am Eingang: Im selben Dialog den QR-Scanner aktivieren und die Profil-QR-Codes der Ankommenden scannen — jede Anwesenheit ist in Sekunden dokumentiert. Ein zweiter Scan bucht niemanden versehentlich aus. Wer noch gar nicht in der Gruppe ist, wird automatisch aus der Mitglieder-Gruppe übernommen; steht jemand auch dort nicht, nimmst du ihn über Hinzufügen direkt aus der Anwesenheitsliste heraus auf.
• Selbstauskunft: Mitglieder melden sich selbst an oder ab, mit optionalem Kommentar — nur bis zum Terminbeginn.

Die erfasste Anwesenheit fließt in den CSV-Export — als Anzahl oder Termin für Termin aufgeschlüsselt. Derselbe Export wertet auch die Zuständigkeiten aus: welche Trainerin welchen Termin übernommen hat, mit Summe je Person — eine saubere Grundlage für die Abrechnung. Beides gibt es nur in Eventgruppen, denn nur dort existieren Termine.

Termin absagen oder ausblenden

Über den Menüpunkt Terminstatus an der Termin-Karte sagst du einen Termin mit Begründung ab — die Mitglieder sehen den Grund und werden benachrichtigt; erfasste Anwesenheiten werden dabei geleert. Denselben Schalter stellst du zurück, um den Termin wieder stattfinden zu lassen. Vergangene Termine lassen sich nicht mehr ändern.

Bei Serien lässt sich ein einzelner Termin auch ausblenden (z. B. in den Ferien) — er verschwindet dann aus dem Kalender und kommt über das Karten-Menü wieder zurück.

Nicht verwechseln: „Terminstatus“ betrifft den Termin; „Status ändern“ im Mitglieder-Tab betrifft die Mitgliedschaft einer Person.

Kommunikation

Chat-Themen anlegen

Im Tab Chats legst du über Themen an — etwa „Allgemein“, „Ankündigungen“, „Fragen“. Pro Thema steuerst du, ob Kommentare erlaubt sind und welche Emoji-Reaktionen zur Verfügung stehen; Themen sind für alle Mitglieder oder gezielt für ausgewählte sichtbar.

Ankündigungen mit Reichweite

Ein Chat-Thema, in dem Kommentare abgeschaltet sind, wird zum reinen Info-Kanal: Dort schreiben nur die Ansprechpersonen deiner Organisation, alle anderen lesen mit und bekommen gar kein Eingabefeld. Ideal für „Ankündigungen“ oder „Wichtige Infos“.

Wer als Ansprechperson gilt, legst du nicht im Thema fest, sondern im Profil der Organisation: Tab Profil → Abschnitt „Ansprechpersonen“ → Kontaktperson hinzufügen. Den Button sieht nur, wer Administrator des Profils ist — Manager nicht.

Umfragen

Über die Büroklammer → Umfrage erstellen: Frage, Antwortoptionen (sortierbar, optional mit Emoji) und Verhalten festlegen — Mehrfachauswahl, Anonyme Umfrage (nur Anzahlen), Vollständig anonyme Umfrage (auch du siehst keine Namen), Ergebnisse erst nach Abschluss anzeigen. Ergebnisse siehst du pro Option mit Teilnehmern; die Umfrage lässt sich jederzeit sperren.

Direkter Draht

• Private Nachricht an jedes Mitglied — direkt aus der Mitgliederliste.
• E-Mail-Adresse kopieren — über das Kontextmenü eines Mitglieds (Email kopieren).
• Push-Benachrichtigungen gehen automatisch bei Nachrichten, Terminen und Aufgaben raus. Die Glocken-Spalte in den Listen ist dabei nur ein Zähler ungelesener Nachrichten — kein Ein-/Ausschalter.
• Wer ein Thema überhaupt sieht, entscheidet die Mitgliederliste des Themas: Das persönliche Profil muss Mitglied der Gruppe und im Thema enthalten sein („Alle Mitglieder“ oder einzeln hinzugefügt). Fehlt eines von beidem, taucht das Thema bei der Person gar nicht auf.

Aufgaben

Im Tab Aufgaben verteilst du die Vereinsarbeit — vom Turnieraufbau bis zur Kassenprüfung:

• Anlegen über ⊕ mit einem Thema (Namen); Priorität, Fälligkeit (Datum + Uhrzeit) und Status setzt du danach direkt in der Tabelle.
• Der Aufwand (aufgewendete Zeit) lässt sich pro Aufgabe festhalten.
• Jede Aufgabe hat ihren eigenen Aufgaben-Chat — Rückfragen und Fortschritt bleiben bei der Aufgabe.
• Bearbeiten können Admins und Manager; Mitglieder sehen die Aufgaben und diskutieren im Chat.

Dokumente & Inhalte

Im Tab Inhalte stellst du der Gruppe Material bereit:

• Ordnerstruktur — Ordner mit Dokumenten und Links (eine Ebene, keine Unterordner); per Kontextmenü umbenennen oder löschen (nur wenn leer).
• Dokumente — mit Titel, Beschreibung und optionaler Versionsangabe hochladen; per Kontextmenü öffnen, bearbeiten, kopieren, löschen.
• Links — externe Webadressen mit Vorschau.
• Dateitypen & Größe — erlaubt sind jpg, jpeg, png, pdf, txt, docx, xlsx, zip, 7z und rar, höchstens 20 MB je Datei. Links fügst du aus der Zwischenablage ein; ein Eingabefeld für die Adresse gibt es bewusst nicht.
• Speicherplatz — die Belegung („X von 5000 MB“) siehst du am unteren Rand. Das Kontingent gilt pro Profil, nicht pro Gruppe: Alle Gruppen deiner Organisation teilen sich dieselben 5000 MB. Reicht es nicht, leg die Datei in einem Cloud-Ordner ab und hinterlege hier nur den Freigabelink.
• Interne Ablagen — beginnt ein Ordnername mit einem Unterstrich (z. B. „_Vorlagen“), sehen ihn nur Editoren; für Mitglieder ist er unsichtbar.

Mitglieder können ansehen und herunterladen; verwalten können Admins und Manager.

Stories & Promotion

Stories: kostenlose Reichweite

Beiträge deines Organisationsprofils erscheinen im Feed „Ankündigungen und Beiträge“ — mit Text (bis 5000 Zeichen), Fotos, Links, Kategorien und Ort; zusammengezählt bis zu fünf Anhänge.

Wer den Beitrag sieht, entscheidet nicht die Mitgliedschaft, sondern der Umkreis um den Standort und die Kategorien: Der Beitrag läuft bei allen, deren Standort und Interessen dazu passen. Voraussetzung zum Erstellen ist ein verifiziertes Organisationsprofil mit geprüfter Adresse und mindestens einer Kategorie.

Promotion: bezahlte Sichtbarkeit

Mit Promotion machst du eine Gruppe oder einen Termin gezielt sichtbar — auch für Menschen, die noch nicht Mitglied sind, nach Region und Interessen. Voraussetzung: ein verifiziertes Organisationsprofil.

1. Gruppen- oder Termin-Kontextmenü → Promotion.
2. Reichweite wählen: Radius 10–500 km um den Veranstaltungsort oder landesweit.
3. Budget festlegen (Tages- oder Gesamtbudget, mind. 5 €) und Laufzeit bestimmen — die Kostenvorschau rechnet alles vor.
4. Bestätigen. Abgerechnet wird nach tatsächlichen Einblendungen (CPM) und Klicks (CPC) — die aktuellen Durchschnittssätze zeigt dir die Kostenvorschau; nie mehr als dein Budget.

Das nötige Guthaben lädst du in der Profil-Verwaltung im Tab Guthaben auf: unter Windows und im Browser per Karte/Online, in der Android- und iOS-App über den In-App-Kauf des jeweiligen Stores. Welche Pakete es gibt, zeigt dir der Aufladen-Dialog; zu größeren Paketen kommt zeitweise ein Bonus-Guthaben dazu, das der Dialog vor dem Bezahlen ausweist. Die Rechnung nennt immer nur den tatsächlich gezahlten Betrag, das geschenkte Guthaben steht als eigene Buchung in der Liste. Laufende Promotionen mit Impressionen, Klicks und Kosten findest du im Tab Promotion — pausieren, fortsetzen oder löschen jederzeit möglich.

Profil-Verwaltung

Die Profil-Verwaltung (Verwaltung im Profil-Tab) ist die Schaltzentrale des Organisationsprofils — mit vier Tabs in dieser Reihenfolge:

Diese Tabs gibt es nur bei Organisationsprofilen. Ein persönliches Profil zeigt in der Verwaltung ausschließlich den Bereich „Verwaltung“ — Promotion und Guthaben sind Vereinssache.

Mehrere Verwalter

Über Benutzer hinzufügen berechtigst du weitere Konten. Wichtig: Du trägst dort die Login-E-Mail-Adresse der Person ein — es wird kein neues Profil angelegt.

1. Die Person meldet sich zuerst selbst an. Sie öffnet app2dat auf ihrem Gerät und registriert sich mit E-Mail, Google- oder Apple-Konto. Ihre Login-E-Mail steht bei ihr oben rechts im Benutzermenü — genau diese Adresse brauchst du. Nur ein bereits angemeldetes Konto lässt sich zuweisen; ist die Adresse unbekannt, schlägt das Hinzufügen fehl.
2. E-Mail eintragen. Die Person wird zunächst immer als Manager angelegt — direkt als Administrator geht es nicht.
3. Bei Bedarf hochstufen: In der Liste „Zum Admin wechseln“ wählen und mit deinem Sicherheits-PIN bestätigen. Zurückstufen („Zum Manager wechseln“) und Entfernen („Zuweisung entfernen“) funktionieren genauso.
4. App einmal neu starten. Die Person schließt app2dat komplett und öffnet sie erneut — danach erscheint deine Organisation bei ihr zur Auswahl.

Administrator (A) hat Vollzugriff inklusive Benutzerverwaltung, Zusammenführen, Löschen und Zahlungskonten; Manager (M) verwaltet mit eingeschränkten Rechten und kann keine weiteren Administratoren ernennen. Der letzte Administrator lässt sich nicht entfernen. So führt der Vorstand den Verein gemeinsam — ohne geteiltes Passwort.

Profile zusammenführen

Wurden versehentlich zwei persönliche Profile derselben Person angelegt, öffnest du das überflüssige und wählst darin Profile zusammenfügen — Ziel ist das Profil, das bleiben soll. Mitgliedschaften und Anwesenheiten bleiben verlustfrei erhalten; das Protokoll dokumentiert den Vorgang. (Das Zusammenführen betrifft nur persönliche Profile, nicht das Organisationsprofil.)

Automatisierung & KI

Wiederkehrende Verwaltungsarbeit muss niemand von Hand machen. app2dat bringt dafür einen vollwertigen Werkzeugkasten mit: eigene Scripts, eine dokumentierte API und KI-Helfer, die den Code für dich schreiben. Automatisierungen gibt es auf vier Ebenen — Benutzer, Profil, Gruppe und Eventordner — jede mit eigenem Zauberstab-Menü und eigenem Manager-Zugang.

Automatisierungsmanager

Über den Automatisierungsmanager — für Admins und Manager, auf allen vier Ebenen — öffnest du einen vollwertigen Code-Editor mit Baumansicht und Ordnern. Scripts sind normales JavaScript; der Editor unterstützt dich mit Syntax-Hervorhebung, Auto-Vervollständigung für die gesamte a2d-API und einem Versionsverlauf je Script. Jeder Lauf erzeugt einen Ausführungsbericht mit Protokoll, Ergebnis und Fehlermeldungen — so siehst du genau, was ein Script getan hat. Das Zauberstab-Symbol daneben führt bereits angelegte Scripts dagegen nur aus. Auslöser:

• Menü-Trigger — das Script erscheint als Aktion im Gruppen-Menü,
• Ereignis-Trigger — läuft automatisch bei Datenänderungen (z. B. neue Anwesenheit, Statuswechsel), und zwar unter dem Benutzer, der die Änderung ausgelöst hat,
• KI-Trigger — der Support-Assistent darf das Script auf Nachfrage anbieten und ausführen.

Die Script-API a2d

Scripts greifen über das globale a2d-Objekt auf deine Vereinsdaten zu. Die vollständige Referenz mit allen Methoden und Parametern steckt direkt im Editor (Auto-Vervollständigung) — und der Automatisierungs-Assistent kennt sie ohnehin. Ein Überblick:

Typische Automatisierungen aus der Praxis: Urkunden als PDF je Mitglied erzeugen, Graduierungen in die Stammgruppe übertragen, Mitglieder per CSV importieren, Anwesenheiten über mehrere Gruppen summieren, Erinnerungen an offene Beiträge, Serien-Benachrichtigungen.

Automatisierungs-Assistent (KI-Coding-Agent)

Du musst kein JavaScript können: Der eingebaute Automatisierungs-Assistent ist ein app2dat-Experte, der die Scripts für dich schreibt. Beschreib in normalem Deutsch, was passieren soll — er sieht sich deine Profile und Gruppen an und entwickelt daraus genau die Automatisierung, die zu deinem Verein passt. Bestehende Scripts erweitert oder ändert er ebenso. Bevor er dir das Ergebnis übergibt, prüft er es auf Fehler und erklärt dir den Ablauf; bei offenen Entscheidungen fragt er lieber nach, statt zu raten. Ausgeführt wird nichts automatisch — du startest jedes Script selbst und behältst die Kontrolle. Jedes Script hat seinen eigenen Gesprächsverlauf, du kannst also jederzeit anknüpfen („ergänze noch …“). Im Editor hilft dir zusätzlich der KI-Copilot mit Vorschlägen am offenen Script — Änderungen erscheinen als Vorschlag und werden erst mit dem Speichern übernommen.

Sicherheit & Berechtigungen

Scripts laufen serverseitig in einer abgesicherten Sandbox — getrennt von der Basissoftware, die davon unberührt bleibt und für alle stabil weiterläuft. Und sie können nie mehr als der Benutzer, der sie ausführt: Jede a2d-Methode prüft die Berechtigung (Lesen ab Mitglied, Schreiben ab Manager bzw. Admin). Ein fehlerhaftes Script kann also weder fremde Daten sehen noch die App beschädigen.

Support-Assistent für deine Mitglieder

Der KI-Assistent beantwortet auch Verwaltungsfragen kontextbezogen und markiert die passenden Schaltflächen direkt in der App. Vorhandene Automatisierungen mit KI-Trigger bietet er als Ein-Klick-Lösung an — zugeordnet über Name und Beschreibung des Scripts, nicht über dessen Code. Die Beschreibung pflegst du im Kontextmenü des Scripts über Beschreibung bearbeiten; wie du sie formulierst, erklärt das Automatisierungshandbuch.